Privacy verklaring Petra Terpstra Praktijk voor Haptotherapie

Om jouw proces tijdens de behandeling goed te kunnen volgen en waarborgen ben ik wettelijk verplicht om een dossier bij te houden.

Ik heb gegevens van je nodig voor:

  • de dossiervorming,
  • het maken van afspraken
  • en om facturen te versturen.

Ik zal niet meer gegevens verzamelen en vastleggen dan nodig is voor jouw behandeling. Met jouw gegevens wil ik uiterst zorgvuldig omgaan, omdat jouw privacy voor mij belangrijk is. Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb ik het privacybeleid aangescherpt en ook kenbaar op mijn website gemaakt.

Wat houdt dit nu allemaal in?

1.Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.

1.1 Inzage

Je hebt het recht op inzage in je dossier, je kan hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van Praktijk voor Haptotherapie.

1.2 Rectificatie

Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.

1.3 Verwijdering

Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kan je dit schriftelijk aangeven per mail. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen zal ik je dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en ben ik verplicht 7 jaar te bewaren ivm de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met jouw toestemming.

1.4 Bezwaar

Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kan je dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.

1.5 Overdragen

Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.

1.6 Toestemming intrekken

Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).

2. Gegevens registratie

Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?

De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het elektronisch patiënten dossier (EPD).

De gegevens die ik registreer zijn:

  • Naam, adres, woonplaats en telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en t.b.v. de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
  • Geboortedatum. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
  • Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken ed en de factuur te kunnen sturen.
  • Huisarts en/of andere behandelaren. Als je ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts kan belangrijk zijn als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is zal ik je ook altijd vragen om, schriftelijk, toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact te hebben.
  • Verzekeringsgegevens (verzekeraar en polisnummer). Als extra service om deze gegevens op je factuur te zetten zodat je dit niet steeds zelf in hoeft te vullen bij declaratie aan je verzekering. Het is niet verplicht om gegevens te verstrekken van je verzekering.
  • Waar je werkzaam Als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, dan zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zal ik je hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.
  • Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
  • Sessieverslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
  • Afspraken data in het dossier. Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
  • Informatie aan derden. Deze wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt ingescand en in je EPD bewaard, de papieren versie wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.
  • De mailwisselingen over het maken van afspraken e.d. worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in je EPD.
  • Site formulieren. Je kan je via de site aanmelden voor een kennismakingsgesprek voor haptotherapie. Daarmee geef je je naam en telefoonnummer en/of mailadres op. Als je na de kennismaking besluit om niet verder te gaan bij Praktijk voor Haptotherapie dan worden je gegevens vernietigd. Als je wel een vervolgafspraak maakt dan worden deze gegevens verwerkt in je dossier.

3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?

Uitsluitend Petra Terpstra is gemachtigd de gegevens die je verstrekt, in te zien.

4. Beveiliging van de gegevens

  • Je gegevens worden opgeslagen in mijn administratie in een beveiligd gedeelte van mijn computer, die tevens met een gebruikersnaam en wachtwoord beveiligd is.
  • Systeem back-ups zijn beschermd door een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • Whatsapp en telefonie. Soms worden afspraken via whatsapp gemaakt, hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobiele) nummer in mijn mobiele telefoon staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij mij bekend is.
  • In speciale omstandigheden (zoals met corona) kan het mogelijk zijn om een beeldbel-afspraak te houden. In dit geval zal in overleg bekeken worden welk kanaal het beste ingezet kan worden. Ook een buiten afspraak is een alternatief in speciale omstandigheden.
  • Nieuwsbrief aanmelding. Op dit moment maak ik geen gebruik van een nieuwsbrief.

5. Bewaartermijn

Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.

Financiële administratie. Naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Dossiers: dossiers worden 10 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling. Tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).

6. Verwerkingspartners

De financiële boekhouding wordt verzorgd door Soet bedrijfsadministratie

Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens en dat deze nimmer gebruikt mogen worden voor eigen doeleinden of verstrekt mogen worden aan derden.

7. Klachten

Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen met niet uit komen dan is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Vragen

Indien je vragen hebt over het privacybeleid van Praktijk voor Haptotherapie neem dan contact op, ik beantwoord je vragen graag. Praktijk voor Haptotherapie is een eenmanszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Petra Terpstra.

Contactgegevens

Petra Terpstra, GZ-haptotherapeut, psycholoog
Generaal Foulkesweg 4 6703 BR Wageningen
tel. 06 36181047
email: info@haptotherapie-terpstra.nl